Một bạn sinh viên tâm sự: “Em gia nhập công ty với vai trò là một Quản trị viên tập sự, ban đầu em có định hướng thiên về Marketing. Nhưng chỉ trong vòng 3 tháng ở vị trí Thu mua, em đã hoàn toàn bị choáng hợp với một vị trí có thể coi là “xương sống” của công ty, nơi mà các quyết định và các bản hợp đồng thành công có thể quyết định kết quả hoạt động của một tập đoàn lớn. Mỗi ngày đều rất thú vị với rất nhiều thử thách khách nhau”
Định nghĩa thu mua:
Thu mua bao gồm các hoạt động thu thập hoặc mua hàng hóa và dịch vụ. Quá trình này bao gồm việc chuẩn bị và xem xét nhu cầu cũng như việc tiếp nhận và thanh toán. Nó thường liên quan đến:
(1) Lập kế hoạch mua,
(2) Xác định các tiêu chuẩn,
(3) Nghiên cứu và lựa chọn nhà cung cấp,
(4) Phân tích giá trị,
(5) Tài chính,
(6) Đàm phán giá cả,
(7) Mua hàng,
(8) Quản lý hợp đồng cung cấp,
(9) Kiểm soát hàng tồn kho,
(10) Thanh toán và các chức năng khác có liên quan.
Quy trình thu mua thường là một phần của chiến lược công ty, bởi vì khả năng thu mua nguyên vật liệu sẽ quyết định sự thành bại của các hoạt động khác. Một doanh nghiệp không thể tồn tại nếu giá thu mua đầu vào cao hơn lợi nhuận bán ra, làm cho việc bán sản phẩm trở nên phi thực tế.
Công việc của một chuyên viên thu mua:
1. Tóm lược:
Nhìn chung, một chuyên viên thu mua phải đảm bảo rằng, các nguyên vật liệu và dịch vụ phục vụ cho việc duy trì và phát triển sản xuất xủa công ty được mua từ các nhà cung cấp uy tín và được cung cấp theo các điều khoản đã thoả thuận. Điểm mấu chốt của chuyên viên thu mua là họ phải tìm được giá trị tối đa cho công ty thông qua việc thỏa thuận thời gian và chi phí với nhà cung cấp.
2. Công việc cụ thể:
Làm việc trực tiếp với phòng Kế hoạch và Sản xuất, để lập kế hoạch và lên ưu tiên cho các hoạt động thu mua.
Đánh giá kế hoạch đặt hàng, đưa ra yêu cầu mua hàng, và quản lý quá trình lựa chọn.
Truyền thông tin và hỗ trợ các văn bản cần thiết cho nhà cung cấp.
Theo dõi tình trạng đơn hàng, sẵn sàng cho các sự cố thiếu hoặc tồn đọng hàng hóa, liên hệ trực tiếp với các phòng ban có liên quan.
Theo dõi đơn đặt hàng và xác nhận thời gian sản xuất, thời điểm giao hàng và chi phí.
Đánh giá, cập nhật và duy trì các đơn đặt hàng cho đến khi kết thúc.
Đảm bảo đơn đặt hàng tuân thủ các thỏa thuận trong hợp đồng; báo cáo kết quả lên quản lý.
Quản lý đội ngũ nhân viên tài chính và logistics trong việc giải quyết và tiếp nhận hóa đơn sai lệch.
Xác định các cơ hội và thực hiện công việc để mang lại hiệu quả.
Góp phần củng cố, giảm chi phí từ các nhà cung cấp địa phương.
Kỹ năng của một chuyên viên thu mua:
Đứng dưới danh nghĩa là một người làm trong lĩnh vực thu mua, bạn phải chứng minh một loạt các kỹ năng quan trọng, bao gồm: “năng khiếu” kinh doanh, quản lý tài chính, khả năng giao tiếp và đàm phán, có hiểu biết về thị trường quốc tế, có sáng tạo và luôn đổi mới.
Trong môi trường thu mua chiến lược ngày nay, các cá nhân thành công nhất phải biết kết hợp kỹ năng thu mua truyền thống với kỹ năng quản lý tốt các mốt quan hệ – kỹ năng nghe, hiểu biết, giao tiếp và đồng cảm.
Kỹ năng mua sắm truyền thống, chẳng hạn như quản lý tài chính, quản lý hợp đồng, giảm chi phí và đàm phán cơ bản sẽ luôn là nền tảng cho quá trình thu mua.
Các mối quan hệ hiện tại với các đối tác (nhà cung cấp) ngày nay tương đối bình đẳng. Người mua và nhà cung cấp làm việc với nhau ngay từ khi bắt đầu đàm phán để chia sẻ thông tin, đào tạo, hỗ trợ, đầu vào kỹ thuật và ý tưởng để làm giảm tổng chi phí. Đồng thời người mua cũng cần phải làm việc chặt chẽ với khách hàng để đảm bảo nhu cầu của họ được đáp ứng và tối ưu hóa quá trình này.
Tại sao bạn nên cân nhắc lựa chọn nghề thu mua?
Là một người mua, bạn đang ở trong một vị trí cực kỳ quan trọng trong công ty. Nhưng vì người mua thường xuyên hoạt động đằng sau hậu trường, nhiều người không nhận thức thu mua như là một lựa chọn nghề nghiệp. Người thu mua hàng đầu đang săn đón mạnh mẽ trên toàn thế giới và có thể đạt được vị trí rất cao trong công ty. Cho dù đó là tìm nguồn cung ứng hàng hóa từ các nhà cung cấp địa phương hoặc hoạt động trên chuỗi cung ứng toàn cầu, thu mua dịch vụ và nguồn nhân lực cần thiết với giá hợp lý, đặc biệt là trong môi trường kinh tế khó khăn hiện nay, có thể quyết định sự thành bài của một doanh nghiệp.
Hiện nay, nghề thu mua dần dần trở nên rất “hot” tại Việt Nam, nhất là với sự bùng nổ của công nghệ thông tin hiện nay, khoảng cách của người thu mua và nhà cung cấp trở nên gần hơn bao giờ hết. Đó vừa là cơ hội, vừa là thách thức to lớn cho các bạn mới tập tễnh mới bước vào nghề. Nhưng với kiến thức logistics trong tay, nó sẽ trở thành một công cụ cực kì hữu ích giúp bạn vượt qua những khó khăn này.
